ИНФОРМАЦИЯ ОБ ИТОГАХ ПАСПОРТИЗАЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Один раз в три года архивным отделом администрации проводится паспортизация ведомственных архивов, являющаяся одним из важнейших мероприятий, направленных на обеспечение сохранности архивных документов.

Проверка проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должен осуществляться комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (хранилище, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения), также необходим контроль их физического состояния при поступлении документов в архив.

В соответствии с планом и постановлением администрации № 90 от 24.02.2015 г. проведена паспортизация 42 организаций, являющихся источниками комплектования муниципального архива.

Паспортизация 2015 г. показала, что в ведомственных архивах (ВА) хранятся документы:

- постоянного хранения – 2558 ед.хр. за 1952-2012 гг., из них внесены в описи и согласованы с ЭПК 1133 ед.хр. за 1954-2008гг.

- по личному составу – 3187 ед.хр. за 1932-2012гг., из них 2806 ед.хр. внесены и согласованы с ЭПК за 1932-2010 гг.

Архивным отделом проверялось не только наличие документов, но и правильность их составления, на местах оказывалась методическая и практическая помощь. Проводилась работа по упорядочению, описанию и подготовке документов к сдаче на муниципальное хранение. Составлены справки проверок, паспорта ВА, проведен анализ итогов паспортизации. Хочется отметить, что по сравнению с прошлыми годами улучшено состояние ведения делопроизводства и сохранности документов в таких организациях как: Собрание депутатов и администрация городского округа, Прокуратура, Управление земельных и имущественных отношений, Межрайонный комитет по экологии, Избербашское городское ветеринарное управление.

Имеются отдельные хранилища, где созданы необходимые условия хранения документов: Городской суд, ОАО «Избербашский радиозавод им. Плешакова», Управление образованием, Избербашский педагогический колледж, Детский дом № 7.

При проверке также выявлено, что некоторыми организациями ведутся не все дела, включенные в номенклатуру дел. В некоторых организациях документы утрачены. Как правило, это происходит при смене руководителей. Руководителям проверенных организаций предложено устранить все указанные в справках проверок замечания и недостатки, им также даны рекомендации по правильному ведению делопроизводства и сохранности документов.

Г.Ш. ТЕЛЕЕВА,

и.о. начальника архивного отдела.